Nye regler for hjemmekontor

Fra 1.juli 2022 gjelder nye regler for hjemmekontor. Arbeidsgiver har tydeligere ansvar for ansatte som jobber hjemmefra.

Regjeringen har besluttet å revidere hjemmekontorforskriften, som regulerer arbeid i arbeidstakers eget hjem.

Verdt å merke seg er at ansatte ikke bare kan «ta en dag på hjemmekontor» sånn uten videre. Virksomheten skal ha skriftlige avtaler om hjemmekontor med de ansatte. Det er lederens ansvar å følge opp dette, siden det er lederen som har det øverste ansvaret for HMS i virksomheten.

Arbeidstilsynet kan begynne med å føre tilsyn av ordningen. Det er arbeidsgivers oppfølging av de nye reglene de kan føre tilsyn med.

Arbeidstilsynet har laget en egen side med oversikt over regler, tips og råd relatert til hjemmekontor. Helse, Miljø og Sikkerhet skal følges opp på samme måte både på arbeidsplassen og på hjemmekontoret, men arbeidsgiver har ikke tilgang til hjemmekontoret.

De viktigste endringene

• Tydeliggjøring av når forskriften gjelder.  Forskriften gjelder ikke ved «kortvarig eller sporadisk arbeid» hjemmefra. 
• Samme arbeidstidsregler som på kontoret. De samme reglene for arbeidstid vil gjelde ved hjemmekontor som ved arbeid på arbeidsplassen. 
• Arbeidsgiver skal ivareta psykososialt arbeidsmiljø. I tillegg til at arbeidssted, arbeidsutstyr og innemiljø ikke skal medføre uheldig fysisk belastning, tydeliggjøres det at arbeidsgiver skal ivareta det psykososiale arbeidsmiljøet også på hjemmekontoret. Dette innebærer blant annet å legge til rette for at alle i virksomheten har mulighet for kontakt og kommunikasjon med hverandre. 
• Snevert unntak for krav til skriftlig avtale. Alle med hjemmekontor som fast ordning skal ha skriftlig avtale om hjemmekontor. Unntaket er dersom hjemmearbeidet skyldes pålegg eller anbefalinger fra myndighetene. Da kan det i stedet for skriftlig avtale gis skriftlig informasjon til arbeidstakerne. I slike tilfeller skal arbeidsgiver drøfte informasjonen med de tillitsvalgte før den gis.
• Arbeidstilsynet kan føre tilsyn.  Arbeidstilsynet gis myndighet til å føre tilsyn med arbeidsgivers oppfølging av hjemmekontorforskriften. Vi kan ikke føre tilsyn i private hjem, men vi kan for eksempel kontrollere om det er inngått skriftlige avtaler om bruk av hjemmekontor og om hjemmekontor inngår i arbeidsgivers risikovurdering av arbeidsmiljøet i virksomheten.

Åtte råd til arbeidsgivere

1. Oppdater deg på reglene. Sett deg godt inn i hjemmekontorforskriften og endringene som trer i kraft 1. juli og sørg for å overholde kravene.
2. Finn en god balanse. Drøft med de ansatte hva som er en god balanse for kontorarbeid og hjemmekontor. Hvor mange dager kan eller bør de ansatte sitte på hjemmekontor? Er det noen oppgaver hvor hjemmekontor ikke er egnet? Og bør du oppfordre de ansatte til å være til stede på kontoret bestemte ukedager?
3. Lag tydelige avtaler. Sørg for skriftlig avtale om hjemmekontor. Avtalen kommer i tillegg til ordinær arbeidsavtale. Avtalen bør blant annet beskrive omfang av hjemmekontor og arbeidstid. Den bør også presisere når arbeidstakeren skal være tilgjengelig for arbeidsgiver.
4. Hold kontakt. Sørg for god dialog med arbeidstakerne både når de jobber hjemmefra og på arbeidsplassen. Vær tilgjengelig digitalt.
5. Legg til rette for gode møter. Sørg for løsninger som sikrer at hybride møter fungerer godt for alle – både de som er samlet i et møterom og de som henger på veggen. Pass på at møterommene er teknisk rigget for sømløst å kunne koble til eksterne.
6. Sørg for god ergonomi. Pass på de ansatte har en ergonomisk god arbeidsplass hjemme, gjerne med regulerbar arbeidsstol, god belysning og stor regulerbar dataskjerm. Hvis hjemmekontoret ikke er optimalt tilpasset, kan relevante tiltak som variasjon i arbeidsstilling, tiltak for fysisk aktivitet og hyppigere pauser bidra til å forebygge belastningsplager.
7. Husk bevegelse. Oppfordre de ansatte til å bevege seg på hjemmekontoret, slik man ellers ville gjort ved å gå til og fra møter eller til lunsjrommet på arbeidsplassen.
8. Vær oppmerksom. Har du medarbeidere som kvier seg for å komme tilbake på kontoret? Ta en prat med medarbeideren for å finne årsaken til at de kvier seg. Er det forhold på jobb som gjør at vedkommende ikke ønsker å komme tilbake? Eller er det forhold hjemme som gjør at medarbeideren heller vil sitte der? Ta omsorgsplikten du har som arbeidsgiver på alvor og våg å spørre.